Gli archivi storici

Gli Archivi Storici...

Gli archivi, con i musei e le biblioteche, sono istituti di conservazione e valorizzazione dei beni culturali.

Essi possono rappresentare il locale in cui un Ente conserva le proprie carte, ovvero, il complesso di documentazione prodotta o acquisita dallo stesso nel corso della propria attività, come pure, l'istituto dove si concentrano archivi di provenienza diversa, che ha per fine istituzionale la conservazione permanente della documentazione destinata alla consultazione.

I documenti degli archivi

I documenti hanno caratteristiche diverse da quelle delle opere d'arte e dei libri, e queste caratteristiche hanno contribuito a determinare un tipo specifico di fruizione. Le opere d'arte e i libri non nascono per essere destinati ai futuri utenti degli archivi (ricercatori che indagano per necessità di conoscenza scientifica o storica, o persone o enti che cercano semplicemente i documenti per finalità amministrative), ma sono formati per fini giuridici, amministrativi o meramente pratici, strettamente connessi alle funzioni o alle competenze proprie degli uffici e degli enti che li pongono in essere, li classificano e li conservano con criteri propri, tendenti a razionalizzare l'organizzazione della propria memoria per un più funzionale svolgimento della propria attività.

Fin dalla loro formazione, i documenti sono la testimonianza scritta di atti giuridici o di eventi politici e sociali ed, in questo senso, hanno rilevanza storica e vengono utilizzati come fatto culturale attraverso la mediazione di coloro che li studiano e li interpretano, dopo che operatori specializzati, gli archivisti, hanno provveduto a riordinarli ed inventariarli secondo le norme ministeriali.

I documenti, dunque, non sono strumenti immediati di diffusione della cultura, ma richiedono sempre una mediazione più o meno complessa sia quando gli utenti sono specialisti, sia quando sono persone non qualificate. Inoltre, il singolo documento o il complesso di documenti di una serie archivistica non ordinata e priva di qualsiasi mezzo di corredo, non hanno alcuna possibilità di fruizione. La visita di un archivio non è possibile se non è guidata da un archivista esperto: per poter leggere, ad esempio, documenti medievali, si rende necessario l'ausilio della paleografia, della diplomatica, oltre alla conoscenza del latino; e i documenti di età moderna possono presentare difficoltà di lettura notevoli anche per archivisti e ricercatori di professione; può non essere agevole decifrare documenti manoscritti, anche se si tratti di lettere o minute di età contemporanea. Questa difficoltà a far propria l'informazione contenuta nel documento, è tra le cause che hanno contribuito a tenere lontano dagli archivi i frequentatori non qualificati.

Il riordino degli archivi

Attualmente, si può constatare una tendenza delle istituzioni ad effettuare il riordinamento dei propri archivi, mentre sarebbe necessario incrementare l'attività di promozione della conoscenza delle fonti archivistiche dalla quale potrebbero scaturire nuove forme di utilizzo dei documenti e dalla quale potrebbero derivare nuovi compiti per gli archivisti, finalizzati a favorire l'uso degli archivi all'intera comunità. Una tale attività di valorizzazione degli archivi, se correttamente realizzata, comporta studio, ordinamento delle fonti e compilazione di strumenti di ricerca dai quali soltanto puo' derivare l'allargamento reale delle possibilità di acceso e di utilizzo dei documenti.

L'archivista svolge, a tale proposito, un'attività scientifica, tesa a garantire alla collettività l'uso del bene culturale e rendere sempre più efficiente il funzionamento delle sale studio: ordinamento delle serie archivistiche, condizionatura dei pezzi, redazione di adeguati strumenti di ricerca, quali guide, inventari ed elenchi, acquisizione di microfilm, servizio di fotocopie.

Riguardo agli archivi degli Enti pubblici e delle diverse Istituzioni che operano nella nostra società, è necessario che la relativa documentazione prodotta sia tenuta in ordine fin dalla sua formazione, perché le fonti archivistiche siano conservate e tramandate ai posteri; a questo scopo, si rende necessario sottolineare quanto sia importante favorire oggi nella collettività una maggiore sensibilità per gli archivi del presente, perché i cittadini siano pienamente consapevoli del loro diritto ad un corretto funzionamento delle istituzioni, di cui uno dei riflessi più immediati è proprio l'efficiente organizzazione degli archivi correnti e di deposito, verificabile da chiunque abbia bisogno del rilascio di una copia di un documento o della consultazione dei documenti di un archivio per finalità pratiche(1), come anche, dopo la selezione delle carte che meritano di essere conservate, la salvaguardia della documentazione storica, cioè di quella "sezione separata" d'archivio che riguarda affari esauriti e che è destinata alla conservazione permanente(2).

Una legge sulla riorganizzazione

L'attuale legislazione procede oggi con sempre maggiore vigore sulla strada della riorganizzazione e della semplificazione dell'attività amministrativa. Fondamentale in questo senso, è la L. 241 del 1990 sulla riorganizzazione dei procedimenti amministrativi e sul diritto di accesso ai documenti. Questa, imponendo un'attività amministrativa retta da criteri di economicità, efficienza e pubblicità, pur non facendo mai espressamente riferimento agli archivi, ha in realtà fornito un grosso contributo per una loro attuale rivalutazione. Un archivio ordinato e organizzato è infatti sinonimo di trasparenza, efficacia ed efficienza, cioè sinonimo delle parole e dei concetti chiave che rappresentano i principali obiettivi da perseguire secondo la strategia di cambiamento impostata dalla nuova normativa(3).

Inoltre, col D.L. 3 febbraio 1993 n. 29 Razionalizzazione dell'organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego, l'archivistica è stata riconosciuta come scienza, non più "disciplina ausiliaria della storia"(4).

A queste condizioni, l'archivio non è certamente da intendersi come un qualsiasi luogo dove l'Ente accantona le pratiche in disuso, al contrario, è necessario considerare il fatto che l'organizzazione dell'Ente e l'archivio non sono per nessuna ragione due realtà separabili e nemmeno l'ipotesi che l'archivio conservi quanto già utilizzato dal processo organizzativo può giustificare un'affermazione contraria. Anzi, l'archivio va letto e vissuto dentro l'organizzazione, come uno dei componenti del processo, alla pari delle altre funzioni: per questo, esso si connette con ogni altra componente ed è parte viva in tutte le fasi dell'organizzazione(5).

Note

1 P. CARUCCI Le fonti archivistiche: ordinamento e conservazione, Roma, La Nuova Italia Scientifica, pp.11-17.
2 Il passaggio dei documenti dall'archivio corrente a quello di deposito e da quello di deposito a quello storico, è determinato dall'esaurirsi delle pratiche ed il decorrere del tempo.
3 G. PENZO DORIA, "La linea dell'arco. Criteri per la redazione di titolari di classificazione, p.5.
4 Idem,, p. 6.
5 In Idem, p. 7, citaz. Desunta da R. SCORTEGAGNA, L'organizzazione e l'archivio,in Titulus '97. Atti della 1° conferenza organizzativa degli archivi delle Università italiane. Padova, 22-23 ottobre 1998.

Articolo a cura dell'Archivista Dott. Roberta Mele
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